Zelfsturing: Wat, Waarom en Hoe?

Bij School of Management Innovation (SMI) merken we dat steeds meer organisaties overwegen om met zelfsturende teams te gaan werken. Daarentegen valt het ons ook op dat organisaties uiteenlopende ideeën hebben over wat ‘zelfsturing’ nou precies inhoudt.

Om helderheid te scheppen in de verschillende opvattingen over zelfsturing hebben we hier 3 artikelen gepubliceerd die op basis van zowel de meest recente managementliteratuur als onze eigen inzichten antwoord geven op de vragen: Wat is zelfsturing? Hoe werkt een zelfsturend team? Wat zijn de kansen en risico’s voor teams en organisaties? Hoe start ik met zelfsturing?

Mocht je vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van deze artikelen, neem dan contact met ons op via tel: +31202442327 of e-mail: info@smi.education.

I. Wat is zelfsturing? En hoe werkt zelfsturing in de praktijk?

Er is sprake van zelfsturing wanneer een organisatie haar medewerkers faciliteert om autonoom te handelen. Het uitgangspunt van zelfsturing is om als organisatie te vertrouwen op de natuurlijke bekwaamheid van mensen om dingen als individu en als groep zelfstandig te kunnen regelen en organiseren. Dit betekent dat er bij zelfsturing geen leidinggevenden zijn die de organisatie en haar medewerkers aansturen; iedereen bepaalt zelf aan wat, met wie en hoe men werkt. Dit maakt organisaties wendbaar en innovatief. Daarnaast levert het een werksituatie op waarin werknemers vanuit intrinsieke motivatie en een gevoel van autonomie en eigenaarschap bijdragen aan de organisatiebrede doelen. Dit resulteert vervolgens in gecommiteerde medewerkers, hogere arbeidstevredenheid, lager verzuim en minder verloop.

Om uit te leggen hoe je als organisatie zelfsturing kan faciliteren, staan we eerst stil bij wat een organisatie nou eigenlijk is, vervolgens maken we een vergelijking tussen de organisatiestructuur van een doorsnee (hiërarchische) organisatie en een zelfsturende organisatie, waarna we tot slot aan de hand van deze vergelijking dieper ingaan op de praktische implementatie van zelfsturingsprocessen en -werkwijzen.

Wat is een organisatie?

Een organisatie wordt over het algemeen beschouwd als een doelrealiserend samenwerkingsverband, oftewel: mensen die samenwerken om een gemeenschappelijk doel te realiseren. Hieruit herleiden we 3 kenmerken van een organisatie:
1) Een gemeenschappelijk doel;
2) Samenwerkende mensen;
3) Een organisatie(structuur) die 1 en 2 met elkaar verenigt.

Hieronder maken we op basis van deze 3 kenmerken een vergelijking tussen hiërarchisch en zelfsturend organiseren. Met ‘hiërarchisch organiseren’ bedoelen we een organisatiestructuur waarbij er op basis van hiërarchische gezag- en controle- structuren wordt bepaald wat er binnen een organisatie gebeurt. Denk bijv. aan een Raad van Bestuur die de strategie van de gehele organisatie uitzet en managers, teamleiders en afdelingshoofden vervolgens opdraagt om de betreffende strategie uit te voeren. De managers etc. delegeren op hun beurt verantwoordelijkheden en taken verder naar beneden naar medewerkers onder hun, enz. De reden dat we de hiërarchische organisatie vergelijken met zelfsturing is omdat het meerendeel van de huidige organisaties nog steeds op een hiërarchische wijze is gestructureerd. Door deze vergelijking te maken wordt het eenvoudiger om concreet voor te stellen hoe zelfsturing in de praktijk werkt.

Hiërarchie vs. Zelfsturing

1) Gemeenschappelijk doel

Hiërarchie: Elke organisatie streeft bepaalde doelen na. Echter, het is niet bij elke organisatie duidelijk waarom ze die doelen nastreven. In het geval van een hiërarchische organisatie worden doelen vaak door leidinggevenden aan de ‘top’ van de organisatie bepaald en in de vorm van taken naar ‘beneden’ gedelegeerd. Omdat werknemers de gedelegeerde taken dienen uit te voeren en geen inspraak hebben in de totstandkoming van de doelen, wordt een helder geformuleerd ‘waarom’ door de top van de organisatie vaak niet nodig geacht.

Zelfsturing: Bij zelfsturing gaat het in twee opzichten anders: ten eerste wordt het gemeenschappelijk doel en het ‘waarom’ ervan altijd expliciet gemaakt in de vorm van bijv. een visie, missie en/of purpose. De reden hiervoor is dat de visie etc. leidend is voor wat en hoe de organisatie doet wat ze doet. Het vormt de basis voor alle samenwerking binnen en buiten de organisatie. Het tweede verschil is dat iedereen binnen de organisatie inspraak heeft in de formulering van de visie etc. Waarbij het de bedoeling is om de organisatiebrede doelen in lijn te krijgen met ieders persoonlijke doelen. Omdat de wereld, organisaties en mensen voortdurend veranderen is ook het gemeenschappelijke doel niet statisch. Door continu te reflecteren op de visie etc. kan de organisatie zich blijven evolueren en blijft ze relevant voor haar medewerkers en omgeving.

2) Samenwerkende mensen

Hiërarchie: Aan de hand van de organisatiedoelen worden door de top van de organisatie, door afdelingshoofden en door teammanagers functietitels, functieomschrijvingen en bijbehorende taken geformuleerd. Op basis hiervan vindt werving en selectie plaats en krijgen werknemers middels een arbeidscontract de betreffende functie toegeëigend.

Zelfsturing: Bij zelfsturing is werk ontkoppeld van de mensen die het uitvoeren. Werk wordt beschreven in rollen. En meerdere rollen vormen een bepaalde cirkel. Zowel de rollen als de cirkel hebben een bepaalde functie met betrekking tot de organisatie en haar gemeenschappelijke doel. Mensen binnen de organisatie kiezen zelf welke rollen ze willen invullen. Bovendien zijn ze vrij om nieuwe rollen te creëren, rollen te wijzigen of te verwijderen.

3) Organisatiestructuur

Hiërarchie: De structuur is vaak piramidevormig, bureaucratisch, en gebaseerd op gezag en controle van boven naar beneden. Hoe hoger in de piramide, hoe meer verantwoordelijkheden, hoe groter status, salaris, kantoorruimte, etc.

Zelfsturing: Bij zelfsturing maakt ‘top-down’ gezag en controle plaats voor een structuur van processen en regels. Veel zelfsturende organisaties maken gebruik van een ‘constitutie’ waarin alle principes, regels, processen enz. zijn opgenomen. Een wijziging van de constitutie is door iedereen aan te brengen, mits er een bepaald proces wordt doorlopen.

…Wordt vervolgd…

Hulp nodig bij de implementatie van zelfsturing? Bel of e-mail ons, we helpen je graag verder!